Klub kommunikation der virker

Medlemsundersøgelsen viser, at kommunikationen i de danske klubber ikke fungerer optimalt. Medlemmerne føler, at det er svært at følge med i, hvad der sker i klubberne. Vi kommer her med et bud på en simpel, men stærk, idé til en kommunikationsplan, som helt sikkert vil føre kommunikationsflow’et helt ud til de enkelte medlemmer, og i mange tilfælde deres forældre.

Planen udnytter det faktum ,at langt de fleste hold i forvejen kommunikerer gennem enten platforme som Holdsport eller sociale medier som Facebook. Hvad, der bliver lagt ud i disse fora, læses med ret stor sikkerhed af medlemmerne, da det altid er nærværende information for det enkelte interessefællesskab.

Med andre ord er det vigtigste led i flowet allerede etableret, og det skal i bund og grund bare udnyttes. Til det introducerer vi klubbens redaktør.

Redaktørens jobbeskrivelse

Det kan ligne endnu et job, der skal besættes af en frivillig, hvilket jo ikke altid er lykken for en klub og dens bestyrelse. Men dels behøver der ikke at være meget arbejde i jobbet, og dels kan det vise sig, at være lige præcis den funktion, der binder klubben sammen på kryds og tværs – og så er det måske en god investering.

Tilbage er så bare at finde form og indhold, og her er det nok vigtigt at holde skæg for sig og snot for sig. Det er nok vigtigt at holde sig for øje, at det nye kommunikationsflow benyttes til, at informere om, hvad der sker i klubben, og ikke til at uddelegere opgaver og tjanser. Gør man det, har man nok ret hurtigt lukket ned for medlemmernes nysgerrighed.

Hvad er det medlemmerne gerne vil informeres om?

Medlemmerne vil gerne følge med i, hvad der sker i klubben. Men klubben er jo ikke det vigtigste i deres liv, og derfor har det ikke første prioritet. Vi kende det godt selv. Med den enorme mængde af information, der flyder til os dagligt, er det nødvendigt at sortere, og så er det måske ikke det klubben kommunikerer, der står øverst på den enkeltes prioriteteringsliste.

Der vil helt sikkert kunne opnås bedre resultater, hvis indhold og kanaler justeres en lille smule. Kanalen er oplagt – Det er indholdet der skal justeres.

Det er vigtigt, at tænke i nyheder og artikler, der har indflydelse på det enkelte medlems hverdag i klubben, så indholdet er nærværende. Skrevet på den rigtige måde, er det samtidigt bestyrelsernes mulighed for at få fortalt om alt det arbejde, som vi ved bliver lavet men som aldrig bliver kommunikeret ud. Her følger et par bud på historier, der vil være interessante for medlemmerne.

• Mange klubber er involveret i kommunalt støttede projekter eller andre projekter, uden at medlemmerne er klar over det. Fortæl historien.
• Mange klubber arbejder med overgangen fra Kids til ungdom og fra ungdom til senior. Det har indflydelse på mange medlemmer, som vil være interesseret.
• Medlemstal fordelt på køn, alder etc. Tal der alligevel skal indberettes årligt. Hvorfor ikke offentliggøre dem blandt medlemmerne.
• Eliteklubber må have nogen overvejelser ift. elite kontra de øvrige medlemmer. VIGTIGT dette er IKKE platformen til at bede alle om at løse opgaver og støtte op om eliten!
• Er der særlige indsatsområder, i en periode, for en speciel gruppe, så fortæl det her.
• Kommer der nye trænere til holdene, så er det oplagt med et portræt og en velkomst.
• Kommer der nye medlemmer i bestyrelsen, så er det oplagt med et portræt og en velkomst.
• Fortæl også gerne hvad bestyrelsen bøvler med. Alle ved, at der er masser af udfordringer for en bestyrelse. Fortæl åbent og ærligt om det.
• Fortæl historier, der gør spillere og forældre opmærksomme på, hvor meget der gøres for dem og deres børn. Men gør det i en tone, så I kan lokke nye mennesker ind i klubben og bestyrelsesarbejdet.

BEMÆRK dette er IKKE forummet, hvor der skal hverves medlemmer til tjanser, eller forummet hvor der luftes utilfredshed med hold, spillere eller trænere.

Hvad er det, der går galt i kommunikationen?

I undersøgelsen peger medlemmerne på, at det er svært at følge med i, hvad der sker i klubben. Det kan skyldes at der ikke bliver kommunikeret godt nok, eller at det, der kommunikeres ikke er det, der efterspørges fra medlemmerne.

Svaret ligger nok et sted midt imellem.

Fra de ledere vi har talt med ved vores mange besøg hos de klubber, der har deltaget i undersøgelsen, er der er en udtalt frustration over, at de ikke føler, at medlemmerne læser det, der bliver skrevet. Og det er der nok noget rigtigt i.

Når medlemmerne ikke læser det, der skrives, skyldes det nok at indholdet i kommunikationen ikke interesserer dem eller, at de ikke følger med der, hvor klubberne kommunikerer. Det handler om at kommunikere interessant og dér hvor medlemmerne er. Det er derfor vi anbefaler at sætte holdenes normale kommunikationskanaler i spil.

Klubbernes bestyrelser kommunikere oftest gennem mail fra et klubadministrationssystem og/eller klubbens Facebookside.

Vi kender alle sammen de lidt anonyme mails fra klubbens administrationssytem. Vi er gode til at spotte dem i strømmen af mails, der dagligt vælter ind i vores mailbakke. Vi ved også, at indholdet i de mails ofte er med et kedeligt indhold om, at klubben eksempelvis mangler nogen til, at udføre en tjans. Hvis vi lader være med at åbne den, behøver vi ikke at svare, og den vil hurtigt forsvinde ud af vores synsfelt.

Stort set alle klubber har en Facebook side, hvor de skriver løst og fast om holdene i klubben. Sådan en Facebook side fungerer oftest ret sporadisk – nogen i klubben har oprettet den, og så er det op til medlemmerne at komme med indhold. Typisk ser man meget aktivitet i starten af klubbens Facebook sides liv, men aktiviteten ebber ofte ud, og måske holdes siden i live af et par hold, og efterhånden siver interessen for siden ud. Når interessen forsvinder, når opslagene ikke mere ud til medlemmernes feed, og dermed udebliver den naturlige information, som man håber på med Facebook.

Det er ret tydeligt, at holdene ikke har interesse i at skrive indlæg, og der er ikke interesse for at læse det, der skrives. Det er en dårlig cocktail, og det ender i dårlig kommunikation.

Hvad så med Facebook – kan det slet ikke bruges?

Jo jo da – i høj grad. For det første kan der sagtens være eksempler på klubbers Facebooksider/grupper, der virker, og for det andet fungerer de enkelte holds Facebook grupper, som oftest optimalt.

Andre eksempler på kommunikations platforme, der fungerer godt på de enkelte hold, er Holdsport, Messenger og vi er også stødt på forskellige apps, som enkelte klubber og hold har fundet og benytter med succes.

Hvorfor fungerer holdenes kommunikationsplatforme?

Det gør de først og fremmest fordi den information, der flyder i holdgrupperne har interesse for alle. Både dem der giver informationen og dem der modtager informationen.

Det er ofte information om kamptider, aflysning af træninger, spillertøj mv. Er det en gruppe for unge hold, er det en kæmpe fordel at invitere forældrene med, da de så kan følge med i de unges liv, og der er kort vej til at bede dem om tjenester.

Hvad med at udnytte det, der fungerer?

For at lave en god kommunikationsstrategi i klubben, er det vigtigt at holde fast i det, der virker – i dette tilfælde er det holdenes interne kommunikationsveje. Lav en aftale med en af administratorerne om, at de ligger information fra eksempelvis bestyrelsen ud til de enkelte hold.

Det er vigtigt at overveje hvilken information, der skal videreformidles. Er det altid kun når der skal løses opgaver, at bestyrelsen henvender sig, så kan man være sikker på, at kommunikationen hurtigt dør ud. Derimod vil det være interessant hvis bestyrelsen kommer med historier fra de opgaver bestyrelsen arbejder med i det daglige.