Frivillige - klubbens fundament

Vores klubber er afhængige af frivillige. Frivillige er nerven til at få tingene til at spille sammen. Desværre hænger frivillige ikke på træerne, og derfor er der flere ting, der er vigtige at have sig for øje i klubbens arbejde med frivillige. 
Vi vil på denne side komme nærmere ind på forskellige muligheder for at rekruttere frivillige, tydliggøre hvad der kan gøres for at skabe rammer omkring den frivillige, som gør det lækkert at være en del af klubmiljøet. For det er faktisk det, som det handler om - at gøre det lækkert! Alt for tit tager vi for givet at alle dem, der træner hold, rydder op i boldrummet, laver tjanseliste, laver stævnelister, arrangerer sociale events, bestiller bolde/net og tusinde flere opgaver egentlig gør det, fordi de synes det er sjovt. Realiteten er bare at selve opgaven i sig selv ikke er nok, men at der skal anerkendelse, ros og opmærksomhed omkring den frivillige for at vedkomne fortsætter arbejdet. Dette er derfor en OPFORDRING - gør det lækkert for jeres frivillige at være i netop jeres klub. Så er det nemmere at rekruttere og fastholde frivillige.

 

REKRUTTERING OG FASTHOLDELSE AF FRIVILLIGE

Uden frivillige, ingen klub - så enkelt kan det næsten udtrykkes. Frivillige er den største og vigtigste ressource. Derfor er fastholdelse og rekruttering af de frivillige en primær opgave for de fleste klubber. 
I følge DIF viser undersøgelser, at de idrætsforeninger, der arbejder systematisk med rekruttering og fastholdelse og har en plan for opgaver og udførelse, også har lettere ved at finde frivillige - og også fastholde dem. 

Frivilligeansvarlig

Frivilligeansvarlig

En frivilligeansvarlig er en person eller et team, der sætter frivillige på dagsordenen. Den frivilligeansvarlige skal ikke lave listen over, hvem der kører til kamp, men skal sikre, at en anden påtager sig opgaven som kørselskoordinator. Den frivilligeansvarlige skal heller ikke sørge for, at nye medlemmer bydes velkommen i klubben, men organisere at andre tager opgaven med at lave f.eks. en velkomstfolder og byder nye velkommen. 
En frivilligansvarlig kan sammenlignes med en HR-ansvarlig i erhvervslivet. Den frivilligansvarlige vil oftest være en udadvendt person, som er god til at kommunikere og som kan sætte ting i systemer. 

Opgaver der kan ligge under en frivilligansvarlig kunne være:

Skaber overblik

Den frivilligeansvarlige har et overblik over hvad der er behov for af frivillige i foreningen og får sammen med bestyrelsen defineret opgaver der skal løses af de frivillige. 

Finder frivillige 

Frivillige melder sjældent sig selv, men hvis klubben spørger dem, så siger de oftest ja. Det er derfor en forudsætning at potentielt frivillige føler sig godt modtaget samt føler sig som en del af klubben.

Organiserer opgaverne 

Det er lettere at fastholde de frivillige, hvis klubben er organiseret og der er styr på tingene. Der skal være styr på hvem der gør hvad og opgaverne skal være klare og veldefinerede, så man ikke er i tvivl om, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. 
Den frivilligeansvarlige kan derfor have det overordnede ansvar for at uddelegere små og store opgaver, så hverdagen i klubben glider glat og de frivillige ikke løber ind i irriterende problemer, som gør det surt at være frivillig. 

Anerkender de frivillige 

Den frivilligeansvarliges vigtigste opgave er løbende at sørge for at motivere de frivillige, få fulgt op på de frivilliges opgaver samt anerkende dem for deres indsats. 
Anerkendelse for sin indsats er afgørende for at de frivillige fortsat vil bidrage med deres indsats. Ved at skabe synlighed og åbenhed om klubbens aktiveter og drift er det lettere at skabe engagement.

Gør de frivillige endnu bedre 

En måde at anerkende og fastholde frivillige er ved f.eks. at tilbyde dem uddannelse og kurser. De frivillige skal måske opfordres til kurser og uddannelse og have konkrete forslag til, hvor de kan dygtiggøre sig. Det er et tilbud om personlig udvikling og dermed et signal om "vi tror på dig og satser på, at du vil lægge dine kræfter i vores klub, hvorfor vi også gerne vil investere i netop i dig". 

DIF anbefaler at alle foreninger eller klubber
har en frivilligeansvarlig.
Læs mere og få inspiration i deres folder
"Pas godt på de frivillige: Få en frivillig-ansvarlig"

Skærmbillede 2017 02 28 13.23.18

 

 

 

Actioncards

Actioncards

Action Cards er en måde, hvorpå man kort og præcist får defineret opgaver, der skal løses af frivillige. Når man laver Action cards er det centralt at man skære opgaverne ud i meget små og overskuelige dele. 
For at lave brugbare Action Cards kræver det i første omgang at klubben får defineret deres opgaver. En ide til processen kunne være, at man lave en temaaften hvor bestyrelse, spillere og forældre mødes. Her laver man brainstorm på alle opgaver. Herefter arbejder en mindre styregruppe med at få de forskellige opgaver beskrevet. Det tager lidt tid til at starte med, men er et værktøj som gør det nemmere at synliggøre og derved "sælge" opgaverne i klubben.

Det er opgaver som:
forældremøde action card2
  • Skolestævne afvikling
  • Forældremøder
  • Sparring til trænere
  • Kørsel
  • Stævne oversigt
  • Hjemmeside
  • Julefest
  • Afslutningsfest
  • Kurser
  • Børneattester
  • Søge haltider
  • Kontingenter
 

Rekrutteringsaktiviteter

Rekrutteringsaktiviteter

Konkrete aktiviteter
  • Korte og præcise opgavebeskrivelse - actioncards
  • SPØRG - forvent ikke at folk selv kommer
  • Hvad får man ud af at være frivillig i din klub?
Arrangementer
  • Forældreaftener
  • Hyggemiddag for interesserede frivillige
PR - aktivteter
  • Brochure til uddeling
  • Brug lokalmedier til gode historier om frivillige i din klub
  • Bannere i klubben. "Vi har brug for dig!"

Fastholdelse af frivillige

Fastholdelse af de frivillige

De frivillige er det bærende element i langt de fleste klubber. Derfor skal de plejes! I fastholdelsen af de frivillige er det nemlig centralt, at de frivillige føler sig som en del af klubben. Følgende punkter giver bud på, hvilke områder man som klub kan arbejde med for at sikre et godt udgangspunkt for at fastholde de frivillige:

Den gode ledelse 
Tænk over at I som klub fungerer som leder for de frivillige. Det vil sige, at I skal påtage jer ansvaret for deres trivsel. 

Klare og definerede opgaver
Giv de frivillige en klar definition af opgavernes karakter. Hvad er målet med opgaverne? Hvem hjælper vi? Giv gerne flere områder at vælge imellem. Tænk på, at de frivilliges ønsker til opgaver kan forandre sig år efter år og det er derfor vigtigt at tage højde for det, hvis man ønsker at fastholde dem. 

Udviklingsmuligheder 
Der skal være plads til, at den enkelte frivillige kan udvikle sig inden for klubbens rammer. F.eks. blive leder for andre frivillige, få nye ansvars- eller arbejdsområder, få mulighed for selv at stå for nye projekter, føre idéer ud i livet osv., 

Socialt samvær
Som frivillig er det vigtigt at kunne identificere sig med de andre frivillige og have et fælles mål. Kaffe, kage og frugt til møderne kan gøre en stor forskel. Afhold f.eks. arrangementer af både faglig og social karakter såsom oplæg med relevans, fællesspisning, fælles ture til f.eks. en volleyballkamp, i teatret eller lign. 

Anerkendelse
Synliggør at der er opbakning fra klubbens side til de frivillige ved f.eks. at sende motiverende mails engang imellem, møde op ude til aktiviteterne og lign. 
Vis - ved at være til stede også pr. mail eller telefon - at deres arbejde værdsættes og at klubben følger deres indsats. 
En metode kan også være at skrive artikler om de frivilliges arbejde på klubbens hjemmeside eller lave opslag på Facebook med "tak for hjælpen". 

Der er brug for netop dig
Som frivillig skal man med det samme kunne mærke, at der et brug og behov for én. Det at mærke, at nogle får gavn af ens hjælp gør en stor forskel. Som frivillig skal man kunne mærke, at man er med til at gøre en forskel. 

Roskilde Volleyball Klub har som et klududviklingstiltag udarbejdet en politik for fastholdelse og rekruttering af frivillige.
Læs mere og få inspiration i deres folder.
  Skærmbillede 2017 03 06 14.49.31





TRÆNERE

Trænerne er helt centrale for klubbens eksistens. Det er dem der tilrettelægger og gennemfører tusindevis af timer i hallen. Der findes et hav af forskellige typer af trænere. Det er forskelligt, hvad der motiverer den enkelte, men helt grundlæggende er det vigtigt for alle, at de føler sig set og hørt uanset ambitionsniveau, viden og faglighed.

Der er rigtig mange bolde i luften, som man skal jonglere med som træner. Vi har derfor forsøgt at give en række hjælpeværktøjer som kan forenkle nogle af de mange opgaver.

Værktøjer til, at hjælpe klubbens trænere

Samarbejdsaftaler

Bestyrelsen kan for at imødekomme eventuelle samarbejdsvansklighederne med trænerne f.eks. udarbejde samarbejdsaftaler med trænerne i klubben. Samarbejdsaftalerne skal ikke ses som en kontrakt mellem bestyrelsen og den enkelte træner, men snarere som en rettesnor for eller stillingsbeskrivelse af, hvad bestyrelsen forventer at træneren skal leve op til. 
En samarbejdsaftale kan medvirke til, at skabe nogle rammer, som træneren kan arbejde ud fra. Herudover kan samarbejdsaftalen være en hjælpende hånd i afklaringen af, hvorfor der f.eks. udbetales differentierende honorarer, alt efter hvilket niveau man træner. 

Eksempler på samarbejdsaftaler: 

Samarbejdsaftale for 2.- og 3. divisionstrænere 

Samarbejdsaftale for serietrænere 

 

Hvordan kan klubben honorere sine trænere?



Hvordan kan klubben honorere sine trænere

  • Træningstøj
  • Kørepenge
  • Julekort
  • Kattetunger
  • Kaffekort til den lokale kaffebar
  • Luftmadras til overnatningsstævne
  • Gavekort til middag med fruen/manden derhjemme
  • Ipad
  • Biografbilletter
  • Uddannelse
  • Oplevelsesture 
  • etc





HOLDLEDERE

Holdledere kan være med til at aflast træneren. Ofte kommer træneren til at lave rigtig mange andre ting end blot det at stå i hallen og træne spillere. Disse mange andre opgaver kan sagtens uddeligeres til fx en holdleder, der tager sig af alt det praktiske OMKRING holdet. Det er en kæmpe aflastning for træneren og en mindre opgave end selve træningen for holdelederen.
Holdlederne får gennem sine opgaver en rigtig god indsigt i holdet og er med i samsapillet mellem spillerne og trænerne. Der skal naturligvis være en klar og tydlig forventningsafstemmning mellem træneren og holdelderen

Værktøjer til, at hjælpe klubbens holdledere



Hvordan kan holdledere være til hjælp?

  • Tilmelding til stævner
  • Oprette stævner og aktiviteter i holdets kalender/på holdsport/på klubmodul/på excel ark 
  • Sørge for at spillerne melder ind på stævner
  • Organisering af kørsel
  • Sociale events for holdet
  • Bindelede til bestyrelse fx i forbindelse med kontingentindkrævning


Hvordan kan klubben honorere sine holdledere?



Hvordan kan klubben honorere sine holdledere

  • Træningstøj
  • Kørepenge
  • Julekort
  • Kattetunger
  • Kaffekort til den lokale kaffebar
  • Luftmadras til overnatningsstævne
  • Gavekort til middag med fruen/manden derhjemme
  • Ipad
  • Biografbilletter
  • Uddannelse
  • Oplevelsesture 
  • etc





BESTYRELSEN

Bestyrelsen er de usynlige bagmænd og dem som er med til at skabe rammerne for klubberne. Bestyrelsen er med til at sætte dagsordenen i klubben og er dem, som tegner foreningen udaftil. 

Værktøjer til, at hjælpe klubbens bestyrelse

Holdsport

Hvad er Holdsport?

Holdsport er Danmarks største online system til at administrere og koordinere sportsklubber, hold og foreninger. Holdsport er et intranet for klubber og hold, hvor alle spillere og trænere kan logge ind og se hvad der sker på hold og til og afmelde sig aktiviteter.
Klubben kan desuden bruge det som sit medlemssystem, hvor alle de kan holde styr på samtlige medlemmer og tage kontingent og oprette en hjemmeside til klubben.

Holdsport gør dit liv som spiller, træner, forældre og klub nemt. Systemet kan af trænere og klubben bruges til let at administrere holdkalender, kontingentbetaling, spilleroversigt, føre relevante statistikker m.m.

For forældre og spillere

  • Automatiske påmindelser om kamp eller træning på SMS , push eller e-mail
  • Overblik over holdets kalender, som kan synkroniseres til din egen
  • Automatisk betaling af kontingent
  • Overblik over statistikker, bødekasse, kampens spiller, røde og gule kort m.m.


Som forælder har du ligeledes muligheden for at administrere dit barns spillerprofil, hvis barnets klub eller hold benytter Holdsport til at administrere kampe, holdkalender, m.m. Så har I muligheden modtage påmindelser på sms eller e-mail om kampe, træninger m.m.
Hvis der er behov for at oprette børneprofil til begge forældre, så er dette også muligt. Alle brugerens informationer vil blive delt til begge forældre. 

 

 

 

Årshjul

Enhver idrætsforening eller klub løser et hav af forskellige opgaver, der tilsammen skal sikre den daglige drift samt indfrielse af nye mål. Dette indebærer en mængde rutiner og opgaver, der skal varetages, hvis klubben skal fungere tilfredsstillende. 
En årsplan kan her fungere som en grundplan for klubbens arbejde, idet en årsplan er et enkelt og effektivt værktøj, der:

  • Skaber overblik 
  • Fastlægger og beskriver rutiner 
  • Afslører spidsbelastningsperioder 
  • Giver muligheder for koordinering af opgaver og aktiviteter
  • Er ressourceoptimerende 
  • Et fremragende informations- og styringsredskab 

En årsplan kan således hjælpe med at beskrive og systematisere, hvilke opgaver der er rygraden i klubben, hvilke ledelsesmæssige ressourcer der kræves, samt hvornår disse kræfter skal anvendes.
Desuden vil klubber, der tænker langsigtet ved at forbinde visionen med det daglige arbejde, være langt bedre rustet til at få flere penge, flere frivillige, blive mere kendte og have bedre aktiviteter. 

Forløbet med at få beskrevet en klubs årsplan kan opdeles i 5 faser: 

1: Find hovedopgaverne 

For at danne et overblik over de overordnede opgaver i foreningen, skal man starte med at identificere sine hovedopgaver. En hovedopgave er de overordnede opgaver, som klubben har i løbet af året. Dette kan eksempelvis være juleafslutning, generalforsamling, kommunikation, stævner, turnering, tjansefordeling osv.

2: Find delopgaverne

Delopgaverne er de opgaver, der tilhører hver enkelt hovedopgave. F.eks. er juleafslutningen, der holdes i december en hovedopgave,
men invitationen der skal sendes ud, maden der skal købes osv., er delopgaver.

3: Tegn årshjulet

Årshjulet skaber overblik over hvornår opgaverne skal udføres i løbet af året. Årshjulet giver ligeledes et overblik over hovedopgaver, delopgaverne og kan være et hjælpeværktøj i fordelingen af de forskellige opgaver. 
Tegn et hjul, hvor de store hovedopgaver placeres ud for de måneder, hvor de skal afvikles. Notér hvornår delopgaver af hovedopgaverne skal påbegyndes. 
Driftsopgaver som f.eks. opdatering af hjemmeside eller sociale medier skal ikke placeres i årshjulet, da disse opgaver skal løses løbende.

4: Beskriv og fordel opgaverne 

Årsplanen har skabt et overblik over hvilke opgaver der skal udføres og hvornår de skal udføres. Nu skal opgaverne beskrives og fordeles. 
Den ansvarlige for en opgave skal ikke nødvendigvis udføre opgave, men ved at uddelegere ansvaret, ender alle arbejdsopgaverne ikke på den samme persons skrivebord. 
Derudover skal der udarbejdes en samlet opgavebeskrivelse for alle hoved- og delopgaver. 
For selv at blive klar over, hvad opgaven består af og hvor stor opgaven er, er det vigtigt for at få beskrevet opgavernes indhold. 

5: Gør årshjulet digitalt

Ved at samle årshjulet i et digitalt system, har man bedre mulighed for at kommunikere klubbens opgaver ud til nye og allerede eksisterende frivillige. Årshjulet kan placeres i et excelark i en dropbox, i Conventus som en fil, der skal deles eller som et regneark i Google Spreedsheet sin deles mellem relevante personer.

 

 

Eksempler på årshjul udarbejdet af forskellige klubber: 

 
Vordingborg Volleyball Frederiksberg Volley Holstebro KFUM Volleyball
aarsplan vordingborg page 001 Bestyrelsen page 001 aarsplan page 001

 

 

 

Ansøgning til aktivitetspulje

Du har som frivillig eller forening mulighed for at søge en række midler eller puljer ved din kommune. Disse puljer eller midler støtter som oftest projekter, aktiviteter og arrangementer, der understøtter, udvikler eller fastholder det frivillige arbejde.

Der lægges som oftest vægt på, at inititiverne er nyskabende på en eller flere parametre, samt at de etablerede frivillige/foreninger indgår som aktive partnere. Der ydes ikke tilskud til foreninger, hvis formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, herunder religionsfrihed, ytringsfrihed, forbud mod diskrimination, foreningsfrihed og forsamlingsfrihed. 
Så når du udfylder en ansøgning så gennentænk:

  • Målgruppen
  • Aktiviteten
  • Partnerskaber 

For alle ansøgninger gælder desuden disse gode råd, at 

  • Der skal være en delvis egenfinansiering
  • Der er et vejledende ansøgningsbeløb på minimum 50.000 kr.
  • Der er en ansøgningsfrist der skal overholdes
  • Der skal afleveres en konkret tidsplan for projektet.

 

Eksempel på ansøgning til aktivitetspulje for foreningsløse 

 

Hvordan kan klubben honorere sin bestyrelse?



Hvordan kan klubben honorere sin bestyrelse

  • Træningstøj
  • Kørepenge
  • Julekort
  • Kattetunger
  • Kaffekort til den lokale kaffebar
  • Luftmadras til overnatningsstævne
  • Gavekort til middag med fruen/manden derhjemme
  • Ipad
  • Biografbilletter
  • Uddannelse
  • Oplevelsesture 
  • et





Credits

Volleyball Danmark logo   

Volleypedia er udviklet, og drevet, af Volleyball Danmark, Bredde- og Udviklingsafdeling.

Gengivelse af materialet er kun tilladt, som uddrag, og med kreditering til Volleyball Danmark.

 

Medbestemmelse

Husk at vi meget gerne vil have ideer og input til indholdet i Volleypedia. Dermed kan alle være med til at bestemme udviklingen af opslagsværket.
Du kan læse mere på siden DELTAG I UDVIKLINGEN.

Ideer og kommentarer kan stiles til Niels Kliim